Lizenzoptimierung klingt nach großem Projekt, ist aber vor allem eine Liste konkreter Handgriffe. Diese zehn Optimierungen sind nach Aufwand sortiert – die ersten bringen in einer Stunde messbare Ersparnis.
1. Freie Seats sofort zurückgeben
Der schnellste Gewinn ohne jedes Risiko: Reduziere die Zahl gekaufter Seats auf die Zahl der tatsächlich zugewiesenen. Ungenutzter Puffer kostet voll, bringt aber nichts.
2. Lizenzen gesperrter Konten entziehen
Alle deaktivierten („blocked") Konten mit noch zugewiesener Lizenz durchgehen und die Lizenz im Admin Center entziehen. Diese sind fast immer sichere Kündigungskandidaten – das Konto ist ohnehin schon stillgelegt.
3. Doppelte Add-ons aufspüren
Suche nach Standalone-Lizenzen (Power BI Pro, Visio, Project), deren Funktion im Hauptplan bereits enthalten ist. Jede Dopplung ist sofort streichbar.
4. Inaktive Nutzer markieren
Setze einen Schwellwert (z. B. 90 Tage ohne Aktivität) und erstelle eine Kandidatenliste. Noch nicht kündigen – erst prüfen. → Ungenutzte Lizenzen finden.
5. E5 ohne E5-Nutzung downgraden
Finde Nutzer mit E5, die keine einzige E5-Funktion (Defender, Teams Phone, Power BI, Advanced Compliance) verwenden. Sie sind Downgrade-Kandidaten auf E3. → E3 vs. E5.
6. Frontline-Rollen auf F-Pläne umstellen
Schicht-, Lager- und Produktionsmitarbeiter mit vollen Plänen auf günstige Frontline-Pläne (F-Serie) umstellen, sofern sie nur Basics brauchen.
7. Plan zur Unternehmensgröße prüfen
Unter 300 Nutzern kann Business Premium günstiger und sicherer sein als Enterprise. Prüfe, ob dein Bestand noch zur aktuellen Größe passt. → Business Premium vs. E3.
8. Offboarding um Deprovisionierung ergänzen
Baue in den Austrittsprozess einen festen Schritt ein: Lizenz entziehen. Das verhindert, dass neue Karteileichen entstehen – die häufigste Einzelursache für Überkosten.
9. Shared Mailboxes richtig einsetzen
Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter, die weiterlaufen sollen, in Shared Mailboxes umwandeln – die brauchen bis 50 GB keine kostenpflichtige Lizenz. Muss ein Postfach nur zu Compliance-Zwecken erhalten bleiben, sind inaktive Postfächer die lizenzfreie Alternative.
10. Ein wiederkehrendes Audit etablieren
Die wichtigste Optimierung ist die, die sich wiederholt. Ein fester Rhythmus (idealerweise monatlich) hält alle anderen neun Punkte dauerhaft im Griff. → Lizenz-Audit-Anleitung.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Fang oben an. Die Punkte 1–3 sind reine Aufräumarbeit ohne Risiko und oft schon ein spürbarer Batzen. Die Punkte 4–7 brauchen eine kurze Prüfung, bringen aber das größte Volumen. Die Punkte 8–10 sorgen dafür, dass die Ersparnis bleibt, statt im nächsten Quartal wieder wegzuwachsen.
Damit du nicht bei null anfängst: License Lens verbindet deinen Tenant im Nur-Lese-Modus und zeigt in Sekunden, welche dieser Optimierungen bei dir wie viel bringen – als konkrete Einspar-Summe pro Lizenz, ohne Änderungen und ohne gespeicherte Mitarbeiterdaten.
Den großen Überblick gibt der komplette Leitfaden zum Lizenzkosten senken.