Ein Lizenz-Audit ist kein einmaliges Großprojekt, sondern eine Routine, die sich alle paar Wochen wiederholen lässt. Ziel ist eine belastbare Antwort auf drei Fragen: Was zahlen wir? Was nutzen wir? Was können wir streichen? Diese Anleitung führt dich durch einen sauberen, wiederholbaren Ablauf.
Vorbereitung: Zugänge und Rollen
Für ein vollständiges Audit brauchst du Lesezugriff auf drei Datenbereiche:
- Benutzer & Konten (Verzeichnis) – wer existiert, wer ist aktiv, wer gesperrt.
- Lizenzen & Abonnements – was gekauft, was zugewiesen, was frei ist.
- Nutzungsberichte – Aktivität pro Dienst (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive).
Wichtig: Ein Audit ist reine Lesearbeit. Es braucht keine Rechte, um Konten oder Lizenzen zu ändern. Microsoft empfiehlt in seiner Übersicht der Admin-Rollen ausdrücklich, die jeweils am wenigsten berechtigte Rolle zu vergeben – für ein Audit reichen lesende Rollen wie Reports Reader oder Global Reader.
Schritt 1 – Bestand aufnehmen
Ziehe zuerst die harte Wahrheit: Wie viele Seats jedes Produkts sind gekauft, wie viele zugewiesen, wie viele frei? Die Differenz aus gekauft und zugewiesen ist bereits totes Kapital – Puffer, der voll bezahlt, aber nicht genutzt wird. Die Grundlagen dazu erklärt Microsoft unter Abonnements und Lizenzen verstehen.
Schritt 2 – Aktivität überlagern
Jetzt kommt die entscheidende Verknüpfung: Lege über jede Zuweisung das Aktivitätssignal des Nutzers aus den Nutzungsberichten des Admin Centers. Ein Seat ohne Sign-in und ohne Dienstnutzung über Monate ist ein Kandidat. Achte darauf, mehrere Workloads zu berücksichtigen – jemand kann Outlook meiden, aber intensiv in Teams arbeiten.
Schritt 3 – Kategorien bilden
Sortiere jede Zuweisung in eine von vier Kategorien:
| Kategorie | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| Aktiv | Nutzung passt zum Plan | Behalten |
| Überdimensioniert | Aktiv, aber Plan zu groß | Downgrade prüfen |
| Inaktiv | Kein Signal über Schwellwert | Entzug prüfen |
| Redundant | Add-on doppelt zum Plan | Streichen |
Diese Kategorisierung macht das Ergebnis handhabbar – statt einer 2.000-Zeilen-Tabelle hast du vier klare Stapel.
Überdimensionierte Seats sind oft E5-Lizenzen ohne E5-Nutzung, inaktive erkennst du über die kombinierten Aktivitätssignale.
Schritt 4 – Ausnahmen bereinigen
Prüfe die inaktiven Kandidaten auf die üblichen Sonderfälle: Dienstkonten, Shared Mailboxes, beurlaubte Mitarbeiter, frisch angelegte Konten. Diese fallen aus der Kündigungsliste heraus. → Details in Ungenutzte Lizenzen finden.
Schritt 5 – Entscheiden und dokumentieren
Übergib die bereinigte Kandidatenliste an die Verantwortlichen (IT-Leitung, Fachbereiche). Jede Entscheidung – behalten, downgraden, entziehen – sollte einen Verantwortlichen und ein Datum haben. So ist das Audit auch beim nächsten Mal nachvollziehbar.
Schritt 6 – Wiederholbar machen
Der größte Wert entsteht durch Wiederholung. Ein Audit einmal im Jahr lässt zu viel liegen, weil Kosten kontinuierlich wachsen. Sinnvoll ist ein Rhythmus nach jedem Onboarding-/Offboarding-Zyklus – idealerweise monatlich.
Wie lange dauert das?
Manuell hängt die Dauer an der Tenant-Größe: Bis ~100 Seats ist ein Audit in ein, zwei Stunden machbar. Bei mehreren hundert Nutzern wird das Zusammenführen der Datenquellen (Verzeichnis + mehrere Nutzungsberichte) schnell zum Tagesprojekt – und muss dann jedes Mal wiederholt werden.
Genau diesen Ablauf komprimiert License Lens auf Sekunden: Tenant im Nur-Lese-Modus verbinden, und du erhältst sofort die Kategorien aus Schritt 3 samt Einspar-Summe – ohne Excel-Basteln, ohne gespeicherte Mitarbeiterdaten. Danach entscheidest du pro Lizenz.
Fazit
Ein gutes Audit ist keine Detektivarbeit, sondern eine feste Reihenfolge: Bestand → Aktivität → Kategorien → Ausnahmen → Entscheidung → Wiederholung. Wer diese Routine etabliert, hält die Microsoft-365-Rechnung dauerhaft schlank, statt einmal im Jahr zu erschrecken.