Die schnellste Ersparnis in Microsoft 365 sind Lizenzen, die niemand nutzt. Sie werden Monat für Monat abgerechnet, ohne dass irgendjemand davon profitiert. Der Trick ist, sie zuverlässig zu erkennen – ohne aus Versehen jemanden lahmzulegen, der nur gerade im Urlaub war.
Was „ungenutzt" wirklich bedeutet
Eine Lizenz kann auf drei Arten Geld verbrennen:
- Nicht zugewiesen – gekauft, aber keinem Nutzer zugeteilt. Reiner Puffer, der voll bezahlt wird.
- Zugewiesen, aber inaktiv – der Nutzer meldet sich nicht an oder nutzt keinen der bezahlten Dienste.
- Zugewiesen und aktiv, aber überdimensioniert – der Nutzer arbeitet, braucht aber nur einen Bruchteil des Plans.
Dieser Ratgeber konzentriert sich auf die ersten beiden. Für den dritten Fall siehe E3 vs. E5.
Die Signale, die zählen
Microsoft liefert die Rohdaten über die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center – du musst sie nur zusammenführen. Die aussagekräftigsten Signale:
- Letzte Anmeldung (Sign-in). Der wichtigste Indikator. Microsoft empfiehlt für inaktive Konten in Entra ID ein Fenster von 90 bis 180 Tagen ohne Anmeldung. Wer sich so lange nicht angemeldet hat, ist ein starker Kandidat.
- Dienstnutzung pro Workload. Exchange (letzte Aktivität im Postfach), Teams (letzte Aktivität), SharePoint/OneDrive (letzter Zugriff). Ein Nutzer, der bei keinem Dienst ein Signal zeigt, arbeitet nicht mit dem Konto.
- Konto-Status. Deaktivierte („blocked") Konten mit weiterhin zugewiesener Lizenz sind fast immer klare Kündigungskandidaten.
- Freie vs. gekaufte Seats. Die Differenz zwischen erworbenen und zugewiesenen Lizenzen zeigt den ungenutzten Puffer sofort.
Kein einzelnes Signal reicht allein. Erst die Kombination trennt „echt inaktiv" von „nur kurz weg".
Fehlalarme vermeiden
Bevor du eine Lizenz entziehst, prüfe die typischen Ausnahmen:
- Shared Mailboxes brauchen bis 50 GB keine Lizenz – tauchen aber manchmal fälschlich als „inaktiver Nutzer" auf.
- Dienst- und Funktionskonten melden sich nie interaktiv an, sind aber produktiv (z. B. für Scanner, Anwendungen).
- Saisonale oder beurlaubte Mitarbeiter (Elternzeit, Sabbatical) sind inaktiv, aber nicht ausgeschieden.
- Neu angelegte Konten, die noch nicht in den Nutzungsberichten auftauchen.
Deshalb lautet die Reihenfolge immer: markieren → prüfen → entscheiden, nie „automatisch löschen".
So gehst du vor
- Bestandsliste ziehen – alle Nutzer mit ihren zugewiesenen Lizenzen.
- Aktivitätsberichte überlagern – Sign-in und Dienstnutzung je Nutzer.
- Schwellwert setzen – z. B. „keine Aktivität seit 90 Tagen". Konservativ starten, dann verschärfen.
- Ausnahmen aussortieren – Dienstkonten, Beurlaubte, Shared Mailboxes.
- Kandidatenliste an die Fachbereiche geben – die wissen, wer wirklich weg ist.
- Lizenz entziehen – nach Freigabe, nachvollziehbar dokumentiert.
Was beim Entziehen passiert
Das Entfernen einer Lizenz ist nicht dasselbe wie das Löschen des Kontos:
- Das Konto bleibt bestehen, verliert aber den Zugriff auf die lizenzierten Dienste.
- Postfach- und OneDrive-Daten bleiben je nach Konfiguration eine Aufbewahrungsfrist lang erhalten.
- Soll ein Postfach weiterlaufen (z. B. für Anfragen an einen Ausgeschiedenen), wandle es vorher in eine Shared Mailbox um – dabei bleiben alle E-Mails und Kalenderdaten erhalten, und die Lizenz lässt sich danach entfernen.
Diese Reversibilität macht das Aufräumen risikoarm – vorausgesetzt, du hast vorher geprüft.
Manuell oder mit Tool?
Bis ~100 Seats sind die Microsoft-Nutzungsberichte und ein Export nach Excel machbar. Darüber wird die manuelle Zusammenführung von Sign-in-, Exchange-, Teams- und SharePoint-Daten fehleranfällig und zeitraubend – genau hier entstehen die übersehenen Kandidaten.
License Lens macht genau diesen Abgleich automatisch: Tenant im Nur-Lese-Modus verbinden, und pro Lizenzzuweisung siehst du sofort das kombinierte Aktivitätssignal und ob sie einsparbar ist. Es werden keine Änderungen vorgenommen und keine Mitarbeiterdaten gespeichert.
Der nächste logische Schritt ist ein sauberes, wiederholbares Audit → Microsoft 365 Lizenz-Audit: Schritt-für-Schritt.