E3 oder E5 – an dieser Frage hängen bei größeren Tenants schnell fünf- bis sechsstellige Jahresbeträge. E5 kostet spürbar mehr als E3, und der Aufpreis rechnet sich nur, wenn die Zusatzfunktionen auch genutzt werden. Dieser Vergleich hilft dir, die Entscheidung pro Nutzergruppe statt pauschal zu treffen.
Der Kern in einem Satz
E3 ist die vollständige Produktivitäts- und Office-Suite. E5 ist E3 plus ein Paket aus fortgeschrittener Sicherheit, Compliance, Analytics und Telefonie. Wer diese Zusatzbausteine nicht aktiv nutzt, zahlt bei E5 für Funktionen, die brachliegen.
Was E5 zusätzlich zu E3 bietet
| Bereich | In E3 enthalten | E5 zusätzlich |
|---|---|---|
| Office-Apps & Dienste | ✓ Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive | – |
| Sicherheit | Basis (z. B. Standard-Schutz) | Defender for Office 365, Defender for Endpoint, Identity Protection |
| Compliance | Grundlegende Aufbewahrung | Advanced eDiscovery, Insider Risk, Communication Compliance |
| Analytics | – | Power BI Pro enthalten |
| Telefonie | – | Teams Phone (Cloud-Telefonanlage) |
| Identität | Azure AD Basis | Erweiterte, risikobasierte Zugriffssteuerung |
Funktionsumfang und Plandetails ändern sich; maßgeblich ist die aktuelle Microsoft-Produktbeschreibung. Den offiziellen Stufenvergleich führt Microsoft in den Office 365 Planoptionen (Stand Anfang 2026).
Für wen sich E5 lohnt
E5 rechnet sich, wenn mindestens einer dieser Punkte auf eine Nutzergruppe zutrifft:
- Ihr würdet die Sicherheitsfunktionen sonst separat kaufen. Defender for Office 365 und Defender for Endpoint und erweiterte Identitätssicherung als Einzelprodukte summieren sich oft auf mehr als den E5-Aufpreis. Dann ist E5 das günstigere Bundle.
- Ihr nutzt Teams Phone. Wer die Cloud-Telefonanlage (Teams Phone) produktiv einsetzt, bekommt sie in E5 mitgeliefert.
- Ihr braucht Power BI Pro flächendeckend. Laut Power-BI-Servicebeschreibung ist es in E5 enthalten – ein separater Kauf entfällt.
- Compliance ist regulatorisch gefordert (Advanced eDiscovery, Insider Risk Management).
Für diese Nutzer ist E5 kein Aufpreis, sondern eine Ersparnis gegenüber dem Einzelkauf.
Wann E3 die klügere Wahl ist
Für den Großteil der „normalen" Büroarbeit reicht E3:
- Nutzer, die Mail, Office-Apps, Teams und SharePoint verwenden – mehr nicht.
- Nutzer ohne Bedarf an Power BI Pro, Teams Phone oder Advanced Compliance.
- Umgebungen, in denen Sicherheit über andere Wege (Drittanbieter, separate Tools) bereits abgedeckt ist.
Der teuerste Fehler ist, E5 pauschal an alle zu vergeben, weil „Sicherheit ja wichtig ist". Wichtig ist sie – aber nur wirksam, wenn die Funktionen konfiguriert und genutzt werden. Ein E5-Seat, dessen Defender-Features nie aktiviert wurden, ist verbranntes Geld.
Die Mischstrategie: nach Rolle statt pauschal
In der Praxis gewinnt fast immer ein gemischtes Modell:
- E5 für IT, Security, Management und Rollen mit hohem Compliance-Bedarf.
- E3 für die breite Masse der Standard-Büroarbeit.
- Günstigere Pläne (z. B. Business-Stufen oder F-Pläne für Frontline-Mitarbeiter) für alle, die nur Basics brauchen.
Genau hier liegt das größte, meist übersehene Sparpotenzial: nicht im Wechsel aller auf einen Plan, sondern in der passgenauen Zuweisung pro Rolle.
So findest du heraus, was ihr wirklich braucht
Die ehrliche Antwort steckt in euren Nutzungsdaten:
- Wer hat E5, nutzt aber keine einzige E5-Funktion? Das sind Downgrade-Kandidaten auf E3.
- Wer kauft E5-Funktionen separat dazu, obwohl sie im Plan enthalten wären? Redundanz.
- Welche Nutzer sind überhaupt aktiv? Ein inaktiver E5-Seat ist doppelt teuer.
License Lens überlagert genau diese Signale: Es verbindet euren Tenant im Nur-Lese-Modus, zeigt pro Lizenzzuweisung, ob sie genutzt wird, und macht in Sekunden sichtbar, wie viel eine passgenaue Zuweisung spart. Keine Änderungen, keine gespeicherten Mitarbeiterdaten.
Fazit
E5 ist kein Luxus und E3 kein Kompromiss – es kommt auf die Rolle an. Rechne den E5-Aufpreis gegen den Einzelkauf der Sicherheits- und Analytics-Funktionen: Wo er sich trägt, ist E5 richtig. Wo nicht, ist jeder E5-Seat ein E3-Seat mit unnötigem Aufschlag.
Nächster Schritt: ungenutzte Lizenzen finden und die häufigsten Kostenfallen gegenprüfen.