Fast jeder gewachsene Microsoft-365-Tenant zahlt zu viel – nicht wegen eines großen Fehlers, sondern wegen vieler kleiner. Hier sind die zehn häufigsten Ursachen, sortiert nach dem, was in der Praxis am meisten Geld kostet.
1. Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter
Der Klassiker. Ein Mitarbeiter geht, das Konto wird deaktiviert – aber die Lizenz bleibt zugewiesen und wird weiter abgerechnet. Über Jahre sammeln sich so Dutzende „Karteileichen". → Ungenutzte Lizenzen finden.
2. Flächendeckend zu hohe Pläne
Alle bekommen E5 oder E3, obwohl ein großer Teil nur Mail, Office und Teams nutzt. Der Aufpreis für ungenutzte Premium-Funktionen ist einer der größten Einzelposten. → E3 vs. E5.
3. Ungenutzter Seat-Puffer
Seats werden „auf Vorrat" gekauft, aber nie zugewiesen. Die Differenz zwischen gekauften und zugewiesenen Lizenzen ist voll bezahltes, totes Kapital.
4. Doppelte Add-ons
Power BI Pro, Visio oder Project werden als Standalone gekauft, obwohl sie im großen Plan (z. B. E5) bereits enthalten sind. Doppelt bezahlt, einfach genutzt.
5. Falscher Plan für die Unternehmensgröße
KMU unter 300 Nutzern zahlen für Enterprise-Pläne, obwohl Business Premium günstiger und besser geschützt wäre. → Business Premium vs. E3.
6. Inaktive, aber aktive Konten
Nutzer, die zwar existieren und angemeldet sind, aber keinen der bezahlten Dienste tatsächlich verwenden – etwa ein E5-Seat, dessen Sicherheits- und Analytics-Funktionen nie berührt werden.
7. Frontline-Mitarbeiter mit vollen Plänen
Schicht-, Lager- oder Produktionsmitarbeiter, die nur gelegentlich auf Basics zugreifen, bekommen volle E3/E5-Seats – obwohl günstige Frontline-Pläne (F1/F3) genau für sie gemacht sind.
8. Externe und Test-Accounts
Gäste und Partner (Entra B2B) sowie alte Test-Konten belegen produktive Lizenzen, die niemand mehr überwacht.
9. Keine Deprovisionierung im Offboarding
Es gibt keinen festen Prozess, der beim Austritt die Lizenz entzieht. Ohne diesen Schritt entsteht Ursache Nr. 1 immer wieder neu.
10. Kein regelmäßiges Audit
Die Sammelursache: Ohne wiederkehrende Prüfung wachsen alle anderen Punkte ungebremst weiter. Kosten steigen leise, und niemand merkt es, bis die Jahresrechnung kommt. → Lizenz-Audit-Anleitung.
Das Muster hinter allen zehn
Neun der zehn Ursachen haben denselben Kern: Zuweisungen werden gemacht, aber nie überprüft. Onboarding ist diszipliniert, Nachjustieren nicht. Kein einzelner Punkt ist dramatisch – die Summe ist es.
Die Gegenmaßnahme ist immer dieselbe Reihenfolge: messen, welche Seats wirklich genutzt werden, Kandidaten markieren, entscheiden. License Lens macht genau das in Sekunden sichtbar: Tenant im Nur-Lese-Modus verbinden, Einspar-Summary erhalten, pro Lizenz entscheiden – ohne Änderungen, ohne gespeicherte Mitarbeiterdaten.
Der beste Zeitpunkt, die Rechnung zu prüfen, ist bevor sie kommt. → Kompletter Leitfaden: Lizenzkosten senken.