Microsoft 365 ist für die meisten Unternehmen der größte einzelne Software-Posten – und einer der intransparentesten. Lizenzen werden zugewiesen, wenn jemand anfängt, aber selten wieder entzogen, wenn sich etwas ändert. Nach ein paar Jahren zahlt fast jedes Unternehmen für Seats, die niemand nutzt.
Die gute Nachricht: Ein großer Teil davon lässt sich ohne Projekt, ohne Beratertage und ohne Risiko zurückholen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wo das Geld versickert und wie du es systematisch senkst.
Warum Microsoft 365 Kosten fast immer zu hoch sind
Lizenzkosten wachsen leise. Es gibt keinen Moment, in dem jemand entscheidet „wir geben jetzt 20 % zu viel aus" – es passiert schrittweise:
- Austritte ohne Deprovisionierung. Ein Mitarbeiter geht, das Konto wird deaktiviert, aber die Lizenz bleibt zugewiesen und wird weiter abgerechnet.
- Überdimensionierte Pläne. Alle bekommen E5, obwohl die Hälfte nie eine E5-Funktion anfasst.
- Doppelte Zuweisungen. Standalone-Lizenzen (z. B. Power BI Pro, Visio, Project), die in einem größeren Plan bereits enthalten sind.
- „Sicherheitspuffer". Ungenutzte Seats, die „für alle Fälle" mitgekauft wurden und nie zugewiesen werden.
- Externe und Test-Accounts, die produktive Lizenzen belegen.
Keiner dieser Punkte ist ein Fehler einer einzelnen Person. Es ist die natürliche Entropie eines Tenants, der über Jahre wächst.
Die vier Hebel, die wirklich Geld sparen
1. Ungenutzte Seats zurückgeben
Das ist der schnellste Gewinn. Jede zugewiesene Lizenz, deren Nutzer sich seit Monaten nicht angemeldet hat oder keine Dienste nutzt, ist ein direkter Kandidat. Microsoft liefert über die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center Aktivitätssignale pro Dienst (Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive) – daraus lässt sich ableiten, ob ein Seat tatsächlich arbeitet. Microsoft weist in diesen Berichten selbst darauf hin, dass sich daran erkennen lässt, welche Nutzer einen Dienst kaum verwenden und ihre Microsoft-365-Lizenz womöglich nicht brauchen.
Wichtig: „Zuletzt angemeldet vor 200 Tagen" heißt nicht automatisch „kündigen". Aber es heißt „prüfen". → Mehr dazu im Ratgeber Ungenutzte Microsoft 365 Lizenzen finden und entfernen.
2. Pläne an den tatsächlichen Bedarf anpassen (Right-Sizing)
Nicht jeder braucht die teuerste Stufe. Wer nur Mail, Office-Apps und Teams nutzt, ist mit einem günstigeren Plan oft genauso gut bedient wie mit E5. Der Unterschied zwischen den Stufen kann pro Nutzer und Jahr im dreistelligen Euro-Bereich liegen – bei hunderten Nutzern summiert sich das schnell.
Der ehrliche Vergleich zwischen den Stufen entscheidet, ob sich ein Downgrade lohnt. → Microsoft 365 E3 vs. E5: Welche Lizenz lohnt sich wirklich?
3. Redundante Zusatzlizenzen streichen
Viele Add-ons sind in den großen Plänen bereits enthalten. Power BI Pro steckt bereits in (Office 365) E5 – das bestätigt Microsoft in der Power-BI-Lizenzdoku. Wer E5 hat und zusätzlich Power BI Pro als Standalone kauft, zahlt doppelt. Prüfe systematisch, welche Zusatzprodukte parallel zu einem umfassenden Plan laufen.
4. Deprovisionierung automatisieren
Der beste Weg, ungenutzte Lizenzen loszuwerden, ist, sie gar nicht erst entstehen zu lassen. Ein klarer Offboarding-Prozess (Konto sperren → Daten sichern → Lizenz entziehen) verhindert, dass Karteileichen weiter abgerechnet werden. Der Entzug selbst dauert im Admin Center nur wenige Klicks.
Was sich davon konkret sparen lässt
Als Faustregel zeigen Lizenz-Audits in gewachsenen Tenants regelmäßig 10–30 % Einsparpotenzial – abhängig davon, wie diszipliniert bisher provisioniert wurde. Der Löwenanteil kommt meist aus zwei Quellen: nie entzogene Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeiter und flächendeckend zu hoch angesetzte Pläne.
Rechenbeispiel: 500 Nutzer, davon 60 mit einer inaktiven oder überdimensionierten Lizenz. Bei einem konservativen Durchschnitt von 15 €/Monat je Seat sind das 10.800 € pro Jahr – ohne dass jemand schlechter arbeitet.
Preise und Plandetails variieren je nach Vertrag, Region und Microsoft-Preisliste (Stand Anfang 2026). Die Zahlen hier sind illustrative Richtwerte, keine Angebote.
Der pragmatische Weg: erst messen, dann handeln
Der klassische Fehler ist, sofort in Tabellen zu ertrinken. Sinnvoller ist die Reihenfolge:
- Bestand ziehen – welche Lizenzen sind gekauft, welche zugewiesen, welche frei?
- Aktivität überlagern – welcher Seat wird tatsächlich genutzt?
- Kandidaten markieren – inaktiv, überdimensioniert oder redundant.
- Entscheiden – pro Lizenz, nachvollziehbar, mit einem Verantwortlichen.
Genau diese Reihenfolge nimmt dir License Lens ab: Tenant im Nur-Lese-Modus verbinden, in Sekunden eine belastbare Einspar-Zahl erhalten, dann pro Lizenz entscheiden. Es werden keine Änderungen vorgenommen und keine Mitarbeiterdaten gespeichert – die Daten werden bei jeder Analyse live geladen und nur in deiner Sitzung angezeigt.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich Lizenzen prüfen? Mindestens quartalsweise, besser monatlich nach jedem Onboarding-/Offboarding-Zyklus. Kosten wachsen kontinuierlich – eine jährliche Prüfung lässt zu viel liegen.
Ist das Entfernen von Lizenzen riskant? Das Entziehen einer Lizenz löscht das Konto nicht. Laut Microsoft werden beim Lizenzentzug die Exchange-Daten 30 Tage aufbewahrt und OneDrive-Dateien nicht gelöscht, solange das Konto bestehen bleibt. Trotzdem gilt: erst prüfen, dann streichen – besonders bei Postfächern, die als Shared Mailbox weiterlaufen sollen.
Brauche ich dafür ein Tool? Für einen kleinen Tenant reichen die Microsoft-Nutzungsberichte. Ab einigen hundert Seats wird die manuelle Auswertung fehleranfällig – dann spart ein spezialisiertes Audit-Tool mehr, als es kostet.
Der wichtigste Schritt ist der erste: die Zahl kennen. Sobald das Einsparpotenzial auf dem Tisch liegt, treffen sich die Entscheidungen fast von selbst.